ブログ

「電子帳簿保存法って、結局何ができてればいいんでしたっけ・・・？」

というご質問が、施行（2022年1月の大幅改正の施行）から1年以上経った今でもあります。

電子帳簿保存法の改正がなかなかくっきりはっきり覚えられず　ぼやー　っとしてしまうんですよね・・・。

（この『ぼやーっと現象』の理由も語りたいところですが、長くなるだけなのでやめておきます・・・。）

さて、ここからは「これだけはやっておきましょう」という内容をチェックリスト形式でお伝えしていきます。

以下で記述するやり方は「これしかない」という方法ではなく「これが一番現実的」というような基準で選んでいます。

※こちらの記事は中小企業の方向けに、比較的『低費用・小作業量』の方法で選んでいます。

　システムを自社開発される会社、電子帳簿保存法対応ソフトを使用される会社の方はあてはまらない部分が多いかと思います。

電子帳簿保存法の３つの区分

電子帳簿保存法では「こういう種類のデータはこうやって保存してね～」というようなことが定められていて、

どんなデータを保存するかによって対応が３つにわかれます。

①電子取引データを保存する場合　　　←メールやインターネットでやり取りしたデータを保存する場合

②電子帳簿等を保存する場合　　　　　←会計ソフト等PCを使って作った帳簿等のデータを保存する場合

③スキャンしたデータを保存する場合　←紙書類をスキャンしてデータで保存する場合

この３つを頭の中で分けていないと、ややこしくなりやすいです・・・。

３つの中で、対応が義務となるのが　①電子取引データを保存する場合　です。

②③はデータで保存するかどうかは任意ですので、紙で保存する場合は対応不要です。

①電子取引データを保存する場合　＜＜対応必須＞＞

メールやインターネットを通じて請求書、領収書、契約書、見積書などをやりとりした場合ですね。

『やりとり』なので『受け取った』だけではなく『送った』場合も保存が必要です。

こちらはデータで保存することが義務ですので、対応が必要です。

□チェック１　ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける！

ちょっとこれは当たり前すぎるのですが、保存したものを確認できる状態にしておく必要があります。

□チェック２　データのファイル名に『⽇付・⾦額・取引先』を付し、検索できるようにする！

フォルダから必要なデータを検索できるよう、規則性をもったファイル名を付けておく必要があります。

例えば『20230629_110000_株式会社A社.pdf』など

『年月日_金額_取引先.pdf』という規則でファイル名を付すようにしておけば、検索の要件を満たすことができます。

□チェック３　改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて守る！

データの改ざんができる状態で保存するのは問題アリです。

改ざん防止の事務処理規程を定めて、もし訂正する場合はどうするのかなどを定めておきましょう。

事務処理規程のサンプルはこちら（国税庁HP）にあります。

②電子帳簿等を保存する場合　＜＜任意＞＞

こちらは会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類を保存する場合ですね。

紙での保存も認められていますので、対応は任意です。

とはいえ、「自分で紙で仕訳帳を作っています」なんて方はほぼいらっしゃらないと思います。

（中にはそんなマメな方もいらっしゃるかもしれませんが・・・。）

ほとんどの方が、税理士事務所に依頼していたり、freeeなど会計ソフトを使って作成しているのではないでしょうか。

そういったものをご使用であれば、ほとんど対応しているといっても過言ではないでしょう。

『使っている会計ソフト名　電子帳簿保存法』で検索すると

「電子帳簿保存法対応！」ですとか、でかでかと宣伝がしてあると思います。

昔買ったソフトをずーっと（バージョンアップなどの更新無く）使用していたりすると気を付けてもらった方がよいかもしれません。

③スキャンしたデータを保存する場合　＜＜任意＞＞

紙で『受け取った』書類や、紙で『送った』書類の写しなどを保存する場合です。

スキャンしたデータを保存する場合は、原本は廃棄してペーパーレス化できます。

ただ、そのためには

・タイムスタンプの付与

・クラウドサービスの使用

どちらかを行う必要がありますので、サービス使用料などの費用がかかります。

紙で保存するかデータで保存するかは任意ですので、今まで通り紙のまま保存しておくのもありだと思います。

ペーパーレス化を進めたいということであれば、

使用している会計ソフトが電子帳簿保存法スキャナ保存に対応しているか調べてみてください。

もともと機能としてついているソフトだと、追加費用はかからない可能性もあります。

まとめ

本当に本当にやらないといけないことに絞ると、実は数は少ないんです。

いろんな要件が書いてあって大変そうで手が付けられなかった方も、

「これくらいなら」と思ってご確認いただけるとうれしいです。

あとはご自身にあったスタイルで、都合のいいタイミングで、「これはやってみようかな」というものを追加していってください。

今後さらにペーパーレス化が推進されていくことが予想されますので、手を付けていったことは無駄にはなりません。

勝手な妄想なのですが、

税務調査の際に全経理データを吸い上げられ、

AIがデータを解析して処理誤りを指摘！さらに過去データの蓄積と照らし合わせて分析し、脱税の疑いを発見！

なんていう未来も遠くないのではないかな・・・と思います。

少し前まで「SF（サイエンスフィクション）」と呼ばれていたものが今では実在するような世界ですから・・・。

くいっぱぐれないように日々精進です。

インボイス制度の導入まで1年を切ったからか、

インボイスについて、顧問先の方とお話しする機会が増えてきました。

「何か決めないといけないみたいだけど、何から考えたらいいかわからない。

何を準備しておくかもわからない。

とにかく良いようにしておいてもらえないか。」

こういったお声をいただくことが多いです。

『お任せください！こちらで全てやっておきます！』と言いたいところですが、

やはり顧問先様の売上先や仕入先などの状況を詳しく聞き、

そこで初めて最善の方法が見えてくるものなのです。

こちらの記事では、ざっくりとですが

『インボイスについてどういった道筋で考えていくか』

また、

『具体的に何を準備しないといけないのか』

をお伝えしたいと思います。

（１）インボイス発行事業者に登録するかしないか

まず第一に『インボイス発行事業者に登録するかしないか』を考えます。

その前に、インボイス発行事業者に登録すると何ができるの？

そのままですが、インボイスを発行することができます。

インボイスとは・・・

例えば11,000円（税込）の品を売った時に、『1,000円が消費税ですよ』と証明する書類です。

110円で仕入れたものを220円で売った時のことを考えてみましょう。

仕入先からインボイスをもらえたとき！

『10円が消費税ですよ』と証明されているので、

20円（220円で売ったうちの消費税）－10円（110円で仕入れたうちの消費税）=10円

上記の計算で決算時に納める消費税は10円です。

しかし・・・

仕入先からインボイスがもらえないとき！

20円（220円で売ったうちの消費税）－0円=20円

決算時に納める消費税は20円です。

※経過措置があるので2029年9月までは計算が違います。
　経過措置について詳しく知りたい方は『インボイス制度　経過措置』で検索をお願いします。

同じ110円の品を仕入れても、納める消費税額に違いが出るなら、

インボイスをくれる仕入先から買いたいですよね。

このように、売上先が「インボイス欲しい！」と言うのかどうか、まずはそこから考えましょう。

話は戻って、インボイスに登録するかしないか～課税事業者の場合～

課税事業者さんはインボイス登録しようがしまいが消費税を納める必要がありますので、

どうせならインボイスを発行できた方がいい、ということでインボイス登録一択です。

ここからが本題、インボイスに登録するかしないか～免税事業者の場合～

問題は免税事業者さんです。

このまま免税事業者でいくのか・・・

はたまたインボイス登録をして課税事業者になるのか・・・

先程もお伝えした通り、まず、売上先がインボイスを必要とするかどうかを考えます。

売上先が一般消費者や免税事業者の場合、インボイスを必要としません。

（一般消費者や免税事業者は消費税を清算しないので・・・）

また、課税事業者でも簡易課税を選択している場合はインボイスを必要としません。

（売上の〇割を仕入とみなしてざっくり計算するので・・・）

売上先が一般消費者・免税事業者・課税事業者（簡易課税制度選択）ばかりだったら、

インボイス制度の影響はそれほど大きくないと思いますので、

免税事業者のままでいるという選択もありでしょう。

売上先が課税事業者の場合は、「インボイス欲しい！」となると思いますので、

免税事業者のままでいると、取引が減る恐れ、また値下げ要求を受ける恐れもあります。

他では買えない引く手あまたの商品を売っているのであれば

値下げにNOということもできますが、

どこでも買えるものならば、売上先が別のところに流れてしまうのを恐れて

しぶしぶ値下げを受け入れるということもあるでしょう。

免税事業者がインボイス発行事業者登録するかどうかは、

売上先の状況、商品の価値、売上先との関係性など複合的な視点で判断していく必要があります。

売上先が少ないところでは、売上先に相談されている方も見受けられます。

（２）準備しておくこと～売り手側～

登録を受けることが決まったら、下記の準備を進めます。

・インボイス発行事業者の登録（正式には『適格請求書発行事業者の登録申請手続』）

　制度開始の令和5年10月1日から登録を受けるためには、

　令和5年3月31日までに申請書を提出する必要があります。

・交付している請求書や領収書などの記載内容の見直し

　＜記載事項＞

　① インボイス発行事業者の氏名又は名称及び登録番号（※登録すると登録番号が通知されます。）

　② 取引年月日

　③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

　④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率

　⑤ 消費税額等（端数処理は一インボイス当たり、税率ごとに１回ずつ）

　⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

・売上先へ「インボイス発行事業者の登録を受けた」という通知

　売上先から登録番号を尋ねられたという話も聞きます。

　皆さん仕入先が登録しているか気にしていらっしゃると思いますので、

　売上先へ通知するのもいいでしょう。

・インボイス写しの保管方法の検討

　発行したインボイスの写しを保管する必要がありますので、

　コピーするのか、複写を保管するのか、データをとっておくのか、保管方法を検討しましょう。

・価格の検討

　今まで免税事業者だったところは消費税の負担が出てきますので、

　それも踏まえて価格が適正かどうか検討しましょう。

（３）準備しておくこと～買い手側～

・原則or簡易課税の検討

　消費税の計算方法は原則課税と簡易課税があります。

　どちらがお得か、売上予測、今後予定されている経費などから考えます。

　簡易課税であればインボイスの保管は不要ですので、以下の項目は検討不要です。

・仕入先がインボイスに登録している（する予定）かどうかの確認

　インボイス登録をしないのであれば、税負担が増える可能性がありますので

　価格の見直しの相談が必要かもしれません。

　また、仕入先の変更もあるかもしれませんので、早めに確認を進めましょう。

・インボイスの保管方法の検討

　受け取ったインボイスも保管が必要です。

まとめ

以上、長くなりました・・・

細かいことを話し出すともっともっと長くなってしまうのですが、

こちらの記事を「ふーん」くらいに読んでおいてもらえると

今後の検討・準備も少しはしやすくなるかと思います。（なればいいな・・・。）

来年10月のことですが、1年は本当にあっという間ですので

早めに準備を進めておきましょう。

7月28日より、京都市中小企業等総合支援補助金の申請受付が開始しています。

コロナ前より売上が下がっている京都市内の事業者さんは必見です。

京都市中小企業等総合支援補助金とは

長くて漢字だらけで覚えにくい名前ですが・・・

業種を問わず、

売上が減少している中小企業・小規模事業者・個人事業者（フリーランス含む）に、

事業の継続に要する様々な経費に幅広く活用いただける、

そんな補助金です。

対象者

京都市内に本店または主たる事務所を有する

中小企業　or　小規模事業者　or　フリーランスを含む個人事業者　で、

令和4年4月～9月の間におけるいずれかの月（対象月）の売上高が

平成31年4月～令和3年9月の間における、対象月と同月売上高と比較して、

30%以上減少している方。

⇒つまり、令和4年4月～9月の間のどれかひと月と、1年前・2年前・3年前の同月を比べて

　30％以上売上が減っていたら対象となります。

3年前はコロナの影響が全くなかった頃なので、当てはまる事業者さんは多いのではないでしょうか。

補助率と上限額

補助率：１０／１０

補助上限額：法人10万円　個人5万円

補助対象期間

令和4年4月1日～9月30日に支払、納品等がなされた経費　※可能な限り市内調達してください

対象経費

原材料費でも、人件費でも、家賃でも、水道光熱費でも、様々

※公租公課や交際費など対象外のものもありますので詳しくは記事最後に記載のHPをご覧ください。

申請期限

令和4年10月31日

申請方法

支払、納品等がなされた後に申請する事後申請方式

申請書と領収書等必要書類を、郵送もしくはWEBで送信します。

事後申請ですし、申請期限まで約3ヶ月ありますので今から取り組んでも間に合います。

申請の内容も難しいものではなく、

いろんな経費を補助してくれるため、取り組みやすいのではないでしょうか。

・京都市HP　「京都市中小企業等総合支援補助金」の募集について

https://www.city.kyoto.lg.jp/sankan/page/0000300206.html